Ile Ci się należy za delegację

Dieta krajowa zależy wyłącznie od czasu w podróży, nie od liczby dni kalendarzowych. Podróż krótsza niż 8 godzin nie daje żadnej diety, od 8 do 12 godzin połowę stawki, a powyżej 12 godzin całą stawkę, tak samo jak każda kolejna pełna doba. Rozpoczęta kolejna doba liczy się według tej samej reguły: do 8 godzin połowa, powyżej 8 godzin cała stawka (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).

Zapewnione wyżywienie pomniejsza dietę o procent pełnej stawki dobowej za każdy posiłek, a nie procent stawki już należnej za dane pasmo. Dlatego 10-godzinna podróż z zapewnionym obiadem daje zero, nie połowę połowy: połowa diety (50%) minus pełne 50% za obiad wychodzi na zero, a nie na kwotę ujemną, bo dieta nigdy nie schodzi poniżej zera (§ 7 ust. 4). Bezpłatne całodzienne wyżywienie zabiera dietę w całości (§ 7 ust. 3 pkt 2).

Rachunek za nocleg zwraca się w wykazanej kwocie, ale nie wyżej niż limit za jedną dobę hotelową; nadwyżkę może pokryć tylko pracodawca za własną zgodą. Ten kalkulator przyjmuje sumę rachunków jako jedną kwotę i porównuje ją z jednym takim limitem. Przy kilku nocach z rachunkami każda ma własny limit, więc dla dokładnego rozliczenia trzeba je sprawdzić osobno.

Przy delegacjach dłuższych niż dwie doby zasada się nie zmienia, tylko mnoży. Trzydniowa delegacja krajowa (72 godziny, dokładnie trzy pełne doby) z dwoma zapewnionymi śniadaniami daje najpierw 45 zł × 3 = 135 zł pełnych diet, a potem redukcję 2 × 25% × 45 zł = 22.5 zł za śniadania. Do wypłaty zostaje 112.5 zł. Redukcja zawsze liczy się od pełnej stawki dobowej z § 7 ust. 1, niezależnie od tego, ile dób obejmuje cała podróż.

Limit rachunku za nocleg to 20 × 45 zł = 900 zł za jedną dobę hotelową. Rachunek na 1000 zł przekracza ten limit o 100 zł. Bez indywidualnej zgody pracodawcy na pokrycie nadwyżki (§ 8 ust. 2) wypłaci się dokładnie 900 zł, a pozostałe 100 zł pracownik pokrywa sam albo negocjuje osobno. Ten sam limit obowiązuje niezależnie od faktycznej ceny w hotelu. Rozporządzenie nie rozróżnia miast ani standardu noclegu, tak jak robi to załącznik dla delegacji zagranicznych.

Ryczałt za nocleg bez rachunku wynosi 150% diety, ale przysługuje tylko wtedy, gdy sam nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00 (§ 8 ust. 4). Krótszy pobyt w hotelu (na przykład kilka godzin drzemki przed porannym lotem) tego warunku nie spełnia, choć formalnie mieści się w godzinach nocnych. Postój od 4:00 do 8:00 też się nie kwalifikuje: z tych czterech godzin tylko trzy (4:00-7:00) mieszczą się w oknie 21:00-7:00, a i tak jest ich mniej niż sześć. Formularz sam nie sprawdza godzin konkretnego noclegu. To na pracowniku i pracodawcy spoczywa ocena, czy zgłoszona liczba noclegów rzeczywiście spełnia ten warunek, zanim wpisze się ją w pole „Noclegi".

Nocleg udokumentowany rachunkiem zwraca się w pełnej wykazanej kwocie, jeśli mieści się w limicie 20-krotności diety za jedną dobę hotelową. Dla Polski to 900 zł. Powyżej tego limitu zwrot nadwyżki wymaga zgody pracodawcy; bez niej wypłaca się dokładnie tyle, ile wynosi limit.

Dojazdy na miejscu (ryczałt na komunikację miejscową) należą się za każdą rozpoczętą dobę pobytu, ale tylko wtedy, gdy pracownik faktycznie ponosi takie koszty. Jeśli ma samochód służbowy, dojeżdża bezpłatnie albo pracodawca zwraca udokumentowane koszty zamiast ryczałtu, ryczałt się nie należy. Stąd wybór w formularzu.

Ryczałt na dojazdy nie może przekroczyć liczby rozpoczętych dób samej podróży, nawet jeśli formularz sugerowałby więcej. Przy podróży 30-godzinnej (dwie rozpoczęte doby) silnik liczący ogranicza dojazdy do tych dwóch dób: 2 × 20% × 45 zł = 18 zł, niezależnie od tego, ile dni dojazdów wskazano ręcznie w polu obok. Ta sama zasada obowiązuje przy każdej długości podróży. Liczba dób dojazdowych nigdy nie przewyższa liczby rozpoczętych dób z § 9 ust. 1.

Ryczałt na dojazdy nie przysługuje też wtedy, gdy pracodawca zgodzi się zamiast niego zwrócić udokumentowane koszty przejazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 9 ust. 3), wtedy pracownik rozlicza się rachunkami, a nie zryczałtowaną kwotą. Ten kalkulator liczy wyłącznie wariant ryczałtowy; rozliczenie na podstawie biletów czy faktur trzeba zestawić osobno, sumując je tak samo jak rachunki za nocleg.

Delegacja zagraniczna liczy czas inaczej niż krajowa. Każda pełna doba to cała dieta kraju docelowego, a niepełna, rozpoczęta doba dzieli się na trzy progi zamiast dwóch: do 8 godzin to jedna trzecia diety, ponad 8 do 12 godzin połowa, a powyżej 12 godzin cała stawka (§ 13 ust. 3). Nie ma tu progu zerowego. Nawet godzinna podróż zagraniczna daje jedną trzecią diety.

Stawka diety i limit zwrotu za nocleg są różne dla każdego kraju i pochodzą z załącznika do rozporządzenia. Nie ma jednej kwoty wspólnej dla wszystkich delegacji zagranicznych. Za każdą miejscowość, w której pracownik korzystał z dojazdu na dworzec, do portu albo na lotnisko i z powrotem, przysługuje dodatkowo jedna pełna dieta (§ 17 ust. 1); przejazd tylko w jedną stronę daje połowę tej kwoty, ale takiego przypadku ten kalkulator nie rozróżnia. Liczy każdy wpisany przejazd jako komplet w obie strony.

Bezpłatne całodzienne wyżywienie za granicą nie zabiera diety w całości, tak jak w kraju, tylko zostawia z niej 25% (§ 14 ust. 1). Poszczególne posiłki pomniejszają dietę o niższy procent niż krajowe: śniadanie i obiad mają inne wagi niż kolacja, a suma trzech pełnych posiłków nie sięga 100% stawki.

Zwrot za nocleg działa też inaczej niż w kraju: bez rachunku przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu państwa (§ 16 ust. 2), a z rachunkiem: kwota wykazana, ograniczona do tego samego limitu (§ 16 ust. 1). Delegacja do Francji trwająca 34 godziny (jedna pełna doba i rozpoczęta kolejna do 12 h) daje 1,5 diety: 1,5 × 55 EUR = 82,50 EUR. Nocleg bez rachunku to 25% limitu 200 EUR, czyli 50 EUR za noc. Komunikacja miejscowa dolicza 10% diety za każdą rozpoczętą dobę (§ 17 ust. 3): 2 doby × 10% × 55 EUR = 11 EUR. Razem należności: 82,50 + 50 + 11 = 143,50 EUR.

Za każdą miejscowość, w której pracownik korzystał z noclegu w trasie, przysługuje dodatkowo jedna pełna dieta na dojazd z i do dworca, portu lub lotniska (§ 17 ust. 1), niezależnie od ryczałtu na komunikację miejscową, który liczy się osobno za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Obie kwoty sumują się w linii „Dojazdy” wyniku, więc przy kilkumiejscowej trasie warto sprawdzić w tabeli państw powyżej, ile wynosi dieta danego kraju, zanim porówna się ją z kwotą na ekranie.

Rozporządzenie wiąże wprost pracowników sfery budżetowej: dla nich minister określa w ten sposób wysokość i warunki należności za podróż służbową (art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy). Pracodawca prywatny ustala własne zasady wypłacania tych należności w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeśli nie jest objęty układem ani nie musi mieć regulaminu (art. 77⁵ § 3). Dopiero gdy takich własnych postanowień nie ma, stosuje się wprost przepisy tego rozporządzenia (art. 77⁵ § 5).

Swoboda pracodawcy prywatnego ma jedno ograniczenie: dieta za dobę podróży, krajowej i zagranicznej, nie może być niższa niż dieta krajowa należna pracownikowi sfery budżetowej (art. 77⁵ § 4). Ryczałty za nocleg i za dojazdy tym ograniczeniem nie są objęte, więc pracodawca może ustalić je niżej albo wyżej niż w rozporządzeniu, tak samo jak może wypłacać wyższą dietę czy zwracać rachunki bez górnego limitu. Nadwyżka ponad kwoty z rozporządzenia jest wtedy przychodem pracownika opodatkowanym PIT, bo zwolnienie z podatku sięga tylko do wysokości ustalonej przepisami.

Ten kalkulator liczy zawsze kwoty z rozporządzenia. Dla pracownika sfery budżetowej i dla pracownika prywatnego pracodawcy bez własnych zasad to dokładna kwota należności. Gdy pracodawca ma własny regulamin czy umowę, wynik jest podłogą tylko dla diety; ryczałt za nocleg i za dojazdy mogą tam wypaść inaczej, w górę albo w dół.

Ta sama granica wraca w ustawie o PIT: art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a zwalnia diety i inne należności za czas podróży służbowej „do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy”, czyli dokładnie do kwot z tego rozporządzenia, niezależnie od tego, ile faktycznie wypłaca konkretny pracodawca. Przykład: firma ustala własną dietę 60 zł zamiast 45 zł z rozporządzenia. 45 zł pozostaje zwolnione z podatku, a nadwyżka 15 zł jest już opodatkowanym przychodem pracownika, doliczanym do podstawy zaliczki na PIT tak samo jak wynagrodzenie.