Ile ryczałtu zapłacisz od najmu prywatnego

Do końca 2022 r. właściciel wynajmujący mieszkanie prywatnie mógł wybrać między ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych a skalą podatkową. Od 2023 r. tego wyboru nie ma: art. 2 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym nakazuje wprost, że przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy i umów o podobnym charakterze, gdy ich przedmiotem nie są składniki majątku związane z działalnością gospodarczą, opłaca się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Skala i podatek liniowy zostały dla tego źródła zamknięte.

Ta zmiana ma jedną poważną konsekwencję: znika prawo do odliczania kosztów. Przy skali podatkiem obciążony był dochód, czyli przychód pomniejszony o wydatki na remont, odsetki od kredytu czy amortyzację. Przy ryczałcie podstawą jest wyłącznie przychód: art. 6 ust. 1a ustawy definiuje go jako pieniądze i wartości pieniężne otrzymane albo postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym. Koszty poniesione na mieszkanie nie zmniejszają tej podstawy o żadną złotówkę, nawet w roku, w którym remont pochłonął więcej, niż wyniósł czynsz.

Słowo „otrzymane” jest tu kluczowe. Przychodem jest to, co faktycznie wpłynęło na konto albo zostało postawione do dyspozycji, a nie to, co wynika z umowy najmu jako należne. Czynsz zafakturowany, ale niezapłacony przez najemcę, nie jest jeszcze przychodem wynajmującego; staje się nim dopiero po wpłacie, niezależnie od tego, za który miesiąc formalnie ta wpłata jest zaległością.

Osobną kwestią, której ustawa nie rozstrzyga wprost, są opłaty za media (prąd, wodę, gaz czy ogrzewanie) przekazywane przez najemcę właścicielowi w celu dalszego przekazania dostawcy. Utrwalona praktyka interpretacyjna traktuje taki zwrot kosztów jako niebędący przychodem wynajmującego, o ile z umowy jasno wynika, że jest to przepływ pieniędzy niezależny od czynszu, a nie jego część. Ten kalkulator liczy przychód od czynszu, który wpisujesz. Jeśli w Twojej umowie media są wliczone w jedną kwotę, warto rozdzielić je już na etapie umowy, a nie dopiero w rozliczeniu rocznym.

To samo rozróżnienie „otrzymane, nie należne” decyduje o tym, do którego miesiąca trafia dana wpłata w narastającej sumie. Czynsz za grudzień, wpłacony przez najemcę dopiero w styczniu, jest przychodem stycznia następnego roku podatkowego, nie grudnia poprzedniego, mimo że umowa wiąże go z grudniem. To z kolei przesuwa termin zapłaty podatku od tej kwoty i moment, w którym dolicza się ją do progu 100 000 zł: liczy się data wpływu pieniędzy, a nie miesiąc, którego dotyczy umowa najmu.

Art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy ustala dla przychodów z najmu prywatnego stawkę 8,5% do kwoty 100 000 zł rocznego przychodu i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę. Próg liczy się dla całego roku kalendarzowego i dla całego przychodu z tego źródła naraz. Jeśli wynajmujesz dwa mieszkania, ich czynsze sumują się do jednego limitu, a nie mają osobnych progów każde.

Poniższa tabela pokazuje roczny ryczałt przy różnych poziomach przychodu, liczony wprost ze stawek i progu z ustawy, bez żadnych dodatkowych założeń. Przy przychodzie do 100 000 zł podatek rośnie liniowo o 8,5% każdej dodatkowej złotówki. Powyżej tej kwoty tempo wzrostu przyspiesza: kolejna złotówka kosztuje już 12,5%, ale to wcześniejsze 100 000 zł wciąż liczy się po niższej stawce, więc podatek nie „przeskakuje” w całości na wyższy poziom, tylko rośnie w dwóch tempach.

Efektywna stawka (czyli podatek podzielony przez cały roczny przychód) jest więc zawsze niższa niż 12,5%, nawet przy bardzo wysokim przychodzie, bo pierwsze 100 000 zł zawsze korzysta z niższej stawki. Przy przychodzie 200 000 zł efektywna stawka wynosi dokładnie środek między obiema wartościami ustawowymi, bo dokładnie połowa przychodu mieści się w każdym z przedziałów.

Próg dla małżonków, którzy złożyli wspólne oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich, jest dwukrotnie wyższy i wynosi 200 000 zł (art. 12 ust. 13 ustawy). Bez takiego oświadczenia każdy z małżonków rozlicza swoją część przychodu osobno, z własnym progiem 100 000 zł, proporcjonalnie do udziału we wspólnym mieniu.

Rozbicie na dwie stawki widać najlepiej na przychodzie, który akurat przekracza próg. Przy 150 000 zł rocznego przychodu pierwsze 100 000 zł liczy się po 8,5%: 100 000 zł × 8,5% = 8500,00 zł. Pozostałe 50 000 zł nadwyżki liczy się już po 12,5%: 50 000 zł × 12,5% = 6250,00 zł. Razem: 14 750,00 zł, co daje efektywną stawkę 9,83%, wyraźnie bliżej dolnej stawki niż górnej, bo dwie trzecie przychodu wciąż mieści się w tańszym przedziale.

Ryczałt oblicza się i wpłaca co miesiąc, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym czynsz wpłynął na konto, a za grudzień do 20 stycznia kolejnego roku (art. 21 ust. 1 ustawy). Nie ma tu przesunięcia zależnego od typu podatnika, tak jak przy składkach ZUS: termin jest jeden, niezależnie od wysokości przychodu.

Ustawa dopuszcza też wpłatę kwartalną, do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, a za ostatni kwartał do 20 stycznia (art. 21 ust. 1a). Warunkiem jest, żeby przychody z poprzedniego roku nie przekroczyły równowartości 200 000 euro, czyli limitu ustalonego dla podatników rozpoczynających działalność oraz tych poniżej tej kwoty przychodu. O wyborze kwartalnego trybu informuje się dopiero w zeznaniu rocznym za rok, w którym się z niego korzystało, a nie z góry przed pierwszą wpłatą.

Raz w roku, niezależnie od tego, czy płacono miesięcznie czy kwartalnie, trzeba złożyć zeznanie PIT-28: od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym (art. 21 ust. 2 pkt 2). Zeznanie złożone przed 15 lutego uznaje się za złożone dopiero tego dnia. To jedyny termin w tej ustawie, który da się spóźnić „za wcześnie”, a nie tylko za późno.

Zeznanie roczne jest miejscem, w którym zgłasza się wybór rozliczenia kwartalnego za miniony rok, ale nie oświadczenia małżonków o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich: to oświadczenie ma własny, ustawowy termin w trakcie roku i nie da się go nadrobić razem z PIT-28. Składa się je do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłynął pierwszy w roku przychód z najmu, a jeśli ten pierwszy przychód przypadł na grudzień, do końca roku podatkowego (art. 12 ust. 7 ustawy). Termin dokładnych dat płatności, z uwzględnieniem weekendów i świąt, pokazuje osobny kalkulator terminu ZUS i podatków, bo ta sama zasada przesunięcia na dzień roboczy obowiązuje przy ryczałcie tak samo jak przy zaliczce PIT.

Granica między najmem prywatnym a najmem w ramach działalności gospodarczej nie jest kwestią wyboru podatnika, tylko oceny, czy dana aktywność spełnia ustawową definicję działalności gospodarczej: zorganizowanie, ciągłość i działanie we własnym imieniu w celach zarobkowych. Wynajem jednego czy dwóch mieszkań, nawet regularny, zwykle mieści się w najmie prywatnym. Wynajem kilkunastu lokali, z własną obsługą rezerwacji, sprzątaniem między najemcami i krótkoterminowym rotowaniem gości, zaczyna wyglądać jak działalność gospodarcza, niezależnie od tego, czy podatnik ją zarejestrował.

Skutek pomylenia tej granicy jest poważny: przychód uznany za pochodzący z działalności gospodarczej, rozliczany jak najem prywatny, może zostać przez organ podatkowy przekwalifikowany, z odsetkami za zwłokę liczonymi od różnicy w stawce i sposobie liczenia podstawy. Dlatego przy najmie na większą skalę (wiele lokali, obsługa najmu krótkoterminowego, zatrudnieni pracownicy) warto sprawdzić, czy zarejestrowanie działalności gospodarczej nie jest już obowiązkiem, a nie tylko opcją.

Działalność gospodarcza ma własny wybór formy opodatkowania: ryczałt w innej stawce niż przy najmie prywatnym, podatek liniowy albo skala, każda z innymi zasadami odliczania kosztów i inną składką zdrowotną. Który wariant wychodzi taniej, zależy od wysokości przychodu, kosztów i innych dochodów podatnika. To pytanie, na które odpowiada kalkulator formy opodatkowania, a nie ten kalkulator, liczony wyłącznie dla najmu prywatnego.

Ten kalkulator zakłada od początku, że wynajmowane mieszkania nie są składnikiem majątku związanym z działalnością gospodarczą. Jeśli wynajmujesz lokal wpisany do ewidencji środków trwałych firmy, wynik tej strony nie ma zastosowania. Sprawdź zamiast tego zasady opodatkowania przychodów z działalności.

Najczęstszym granicznym przypadkiem w praktyce jest najem krótkoterminowy przez platformy rezerwacyjne: mieszkanie wynajmowane na doby albo tygodnie zamiast na miesiące czy lata. Sama krótkoterminowość umowy nie przesądza jeszcze o działalności gospodarczej: jedno mieszkanie wynajmowane okazjonalnie turystom w wolnym czasie od pracy etatowej zwykle mieści się w najmie prywatnym. Przechyla szalę w stronę działalności gospodarczej dopiero skala i towarzysząca jej organizacja: kilka lokali obsługiwanych jednocześnie, stały cennik i kalendarz dostępności, zatrudniona osoba do sprzątania i wymiany pościeli między gośćmi, reagowanie na zapytania przez całą dobę jak w prowadzonym biznesie.