Do kiedy zapłacić ZUS i podatek

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje trzy terminy zależne od typu płatnika składek (art. 47 ust. 1). Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe płacą do 5. dnia następnego miesiąca. Płatnicy z osobowością prawną, przede wszystkim spółki z o.o., spółki akcyjne i inne osoby prawne, mają termin do 15. dnia. Pozostali płatnicy składek, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki osobowe, płacą do 20. dnia.

Jednostki budżetowe rozliczają się najwcześniej, ponieważ ich przepływy pieniężne są zapisane w budżecie z góry. Osoby prawne mają więcej czasu na zamknięcie miesiąca, ponieważ zwykle prowadzą pełną księgowość. Najdłuższy termin obejmuje pozostałych płatników. Wielu z nich rozlicza się samodzielnie, bez działu księgowości.

Ten sam art. 47 ust. 1 obejmuje jedną wpłatą składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych (ust. 4). Dla tych funduszy obowiązują jeden termin i jeden przelew na przydzielony numer rachunku składkowego.

Ten sam termin dotyczy deklaracji rozliczeniowej, imiennych raportów miesięcznych oraz wpłaty. Wszystkie trzy mają wspólny dzień graniczny. Kalkulator wyznacza termin wpłaty, a termin deklaracji i raportów można odczytać z tej samej kolumny.

Jeśli ostatni dzień terminu wypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, ostatnim dniem terminu jest najbliższy dzień roboczy po nim (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej). Do PIT-u, ryczałtu i VAT-u przepis stosuje się bezpośrednio, ponieważ są podatkami w rozumieniu Ordynacji. W przypadku składek ZUS stosuje się go odpowiednio na podstawie art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przesunięcie obejmuje soboty, niedziele oraz święta z ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy: Nowy Rok, Trzech Króli, Wielkanoc i Poniedziałek Wielkanocny, Święto Pracy, Święto Konstytucji 3 Maja, Zielone Świątki, Boże Ciało, Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny, Wszystkich Świętych, Święto Niepodległości, Wigilia (od 2025 r.), Boże Narodzenie i drugi dzień Bożego Narodzenia. Gdy termin płatności przypada w jeden z tych dni, przechodzi na najbliższy dzień roboczy.

Poniższa tabela pokazuje, czy termin przypadający na dwudziesty dzień każdego miesiąca 2026 r. wymaga przesunięcia i jaka jest wtedy data płatności. Daty wylicza ten sam kalendarz dni roboczych, którego używa kalkulator. Tabela dotyczy ZUS-u dla JDG, zaliczki PIT i ryczałtu, ponieważ wszystkie trzy płatności mają termin dwudziestego dnia.

W sierpniu 2026 po ustawowym terminie przypadają kolejne dni wolne. 15 sierpnia jest sobotą i świętem Wniebowzięcia Najświętszej Maryi Panny, a 16 sierpnia jest niedzielą. Termin przechodzi więc o dwa dni, na poniedziałek 17 sierpnia.

Dla terminu płatności liczy się dzień obciążenia Twojego rachunku przez bank, a nie dzień pojawienia się środków na koncie ZUS-u albo urzędu skarbowego. W przypadku podatków wynika to z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej: „w obrocie bezgotówkowym za termin dokonania zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika”. Do składek ZUS ten sam przepis stosuje się odpowiednio przez art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Te dwie daty mogą różnić się o kilka dni. Przelew zlecony w ostatnim możliwym dniu wychodzi z banku nadawcy podczas sesji Elixir, przechodzi przez rozliczenie w Krajowej Izbie Rozliczeniowej, a następnie jest księgowany przez bank odbiorcy. Proces ten opisuje kalkulator sesji Elixir. Dla zachowania terminu ustawowego liczy się dzień obciążenia rachunku nadawcy. Przelew wykonany tego samego dnia jest więc terminowy, nawet jeśli środki trafią do ZUS-u w następnym dniu roboczym.

Art. 47 ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wymaga wpisania do dokumentu płatniczego daty obciążenia rachunku bankowego płatnika przy przelewie albo daty dokonania wpłaty przy płatności gotówką. Potwierdza to praktyczne zastosowanie reguły. Moment zapłaty określa jednak art. 31 w związku z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, a nie sam art. 47 ust. 5.

W praktyce liczy się dzień wykonania zlecenia przez bank, a nie dzień księgowania u odbiorcy. Przelew musi trafić na sesję wychodzącą banku, aby został wykonany tego samego dnia. Dlatego trzeba znać godzinę graniczną swojego banku, opisaną w kolejnej części.

Bank obciąża rachunek, gdy wykonuje przelew po zamknięciu jednej z trzech sesji Elixir prowadzonych przez Krajową Izbę Rozliczeniową. Trzecia, ostatnia sesja dnia rozlicza się od 17:00 do 17:30. Aby do niej trafić, zlecenie musi wyjść z banku przed ustaloną przez niego godziną graniczną. Zlecenie złożone w ostatnim dniu terminu po tej godzinie nie zostanie wykonane tego samego dnia. Oznacza to spóźnienie, ponieważ późne zlecenie nie przesuwa terminu na kolejny dzień.

Godziny graniczne ostatniej sesji wychodzącej mogą różnić się między bankami o kilka godzin. Poniższa tabela podaje je dla banków ujętych w serwisie. Jest oparta na tym samym zestawie danych, sprawdzonym 3 września 2026 r., z którego korzysta kalkulator po wybraniu banku.

Wariant „z zapasem” oznacza poprzedni dzień roboczy przed faktycznym terminem. Termin ustawowy pozostaje bez zmian. Przelew zlecony dzień wcześniej daje kolejny dzień roboczy na rozwiązanie problemu z systemem, poprawienie numeru rachunku albo reakcję po przeoczeniu godziny granicznej banku.

Czas realizacji zlecenia złożonego tuż po ostatniej sesji zależy od banku i nie jest określony ustawowo. Kalkulator przyjmuje najbliższy dzień roboczy jako typowy scenariusz. Jest to założenie, a dokładne zasady zawiera regulamin Twojego banku.