Kalkulator składek ZUS przedsiębiorcy

Liczy dwie rzeczy za jeden miesiąc: składki społeczne od podstawy dużego albo preferencyjnego ZUS oraz składkę zdrowotną właściwą dla wybranej formy opodatkowania. Sumę tych dwóch pozycji nazywa kwotą do zapłaty, bo tyle wychodzi z konta na rzecz ZUS. Nie liczy podatku dochodowego, VAT-u ani żadnej z ulg, które zależą od stażu działalności, wieku czy rodzaju wykonywanych usług.

Podstawy i stawki nie są wpisane w kod tego kalkulatora. Pochodzą z osobnego pliku parametrów, w którym przy każdej liczbie stoi artykuł ustawy i pozycja Dziennika Ustaw albo Monitora Polskiego, z której kwota została ogłoszona. Powód jest prozaiczny: stawka wpisana w zdanie starzeje się cicho, a wynik kalkulatora nie ma na sobie daty ważności.

Świadomie brakuje tu kilku rzeczy, których nie dało się potwierdzić przy tekście pierwotnym: pełnego zakresu PKWiU dla poszczególnych stawek ryczałtu, odliczenia połowy składki zdrowotnej przysługującego na ryczałcie oraz zasad zaokrąglania zaliczek podatkowych. Wolimy nie pokazać liczby, niż pokazać liczbę zgadywaną. Dlatego dla skali i ryczałtu efektywny koszt jest tu górną granicą, a nie kwotą ostateczną.

Chorobowe jest dobrowolne, więc kalkulator o nie pyta zamiast zakładać. Bez chorobowego składki społeczne są niższe o 2,45% podstawy: przy dużym ZUS 1788,29 zł zamiast 1926,76 zł, czyli 138,47 zł miesięcznie mniej, przy preferencyjnym 35,32 zł mniej. Cena tej oszczędności to brak zasiłku chorobowego i macierzyńskiego.

Rok składkowy nie pokrywa się z kalendarzowym, więc suma roczna nie jest dwunastokrotnością miesiąca. Tabela pod wynikiem rozpisuje wszystkie dwanaście miesięcy i sumuje je. Przy dużym ZUS i dochodzie 3000 zł na skali styczeń kosztuje 2241,72 zł, każdy kolejny miesiąc 2359,30 zł, a cały rok 28 194,02 zł, a nie 28 311,60 zł, które wyszłyby z pomnożenia miesiąca przez dwanaście.

Rok składkowy zdrowotnej dla skali i podatku liniowego nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym: biegnie od 1 lutego do 31 stycznia roku następnego. Styczeń 2026 należy więc jeszcze do roku składkowego rozpoczętego 1 lutego 2025 r., dla którego minimalna podstawa została ustawowo obniżona do 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego pierwszego dnia tego roku, czyli 75% z 4666 zł.

Ten przepis przejściowy nie ma następcy na kolejny rok składkowy. Od 1 lutego 2026 r. minimalna podstawa wraca do pełnego minimalnego wynagrodzenia, tyle że już tego z 2026 r.: 4806 zł. Różnica w składce to 117,58 zł miesięcznie i dotyczy każdego, kto na skali lub liniowym ma dochód poniżej minimalnej podstawy.

Karta podatkowa i ryczałt są od tego wolne, bo ich składka zdrowotna rozlicza się w roku kalendarzowym. Trzeci rok, kwietniowo-marcowy, dotyczy stopy wypadkowej. Akurat w 2026 r. nie zmienia ona wysokości, ale to zbieg okoliczności, a nie reguła. Trzy równoległe lata składkowe to powód, dla którego kalkulator pyta o okres.

Kwota 314,96 zł, którą kalkulator pokazuje dla stycznia, jest wyprowadzona z ustawy: 75% z 4666 zł daje 3499,50 zł podstawy, a 9% z niej to 314,955 zł, po zaokrągleniu 314,96 zł. ZUS opublikował komunikatem tylko kwotę lutową, więc styczniowa jest tu wynikiem jednego mnożenia na jednoznacznej podstawie prawnej, a nie liczbą zacytowaną z komunikatu.

Na skali składka zdrowotna to 9% miesięcznego dochodu, nie mniej niż minimum dla okresu. Rośnie wprost proporcjonalnie do zarobku i nie ma górnej granicy: przy dochodzie 30 000 zł miesięcznie wynosi 2700 zł, przy 60 000 zł dwa razy tyle.

Na podatku liniowym stawka wynosi 4,9%, a nie 9%. Dolna granica jest jednak wyrażona przez 9% minimalnego wynagrodzenia i dotyczy samej składki, nie podstawy. Wychodzi z tego próg: poniżej mniej więcej 8827 zł dochodu liniowiec płaci minimum, powyżej realne 4,9%. Przy 20 000 zł dochodu jest to 980 zł zamiast 1800 zł, które wyszłyby przy stawce dziewięcioprocentowej.

Na ryczałcie składka nie zależy od dochodu w ogóle. Podstawą jest udział w przeciętnym wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw za czwarty kwartał poprzedniego roku, przypisany do progu rocznego przychodu. Progi 60 000 i 300 000 zł są stałymi ustawowymi. Ryczałtowiec z przychodem 299 000 zł zapłaci miesięcznie 830,58 zł, a z przychodem 301 000 zł zapłaci 1495,04 zł, czyli o 664,46 zł więcej od tych dwóch tysięcy przychodu ponad próg.

Warto zwrócić uwagę, że dwie różne kwoty „przeciętnego wynagrodzenia” pracują tu obok siebie. Duży ZUS liczy się z prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia 9420 zł, a zdrowotna ryczałtowca z faktycznego przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, 9228,64 zł. Pomylenie jednej z drugą daje błąd rzędu kilkunastu złotych miesięcznie i jest jedną z częstszych pomyłek w tabelach składek.

Suma do zapłaty odpowiada na pytanie, ile pieniędzy wychodzi z konta. Efektywny koszt odpowiada na pytanie, o ile mniej zostaje w firmie po tym, jak zapłacone składki obniżą podatek. Te dwie liczby różnią się o podatek zaoszczędzony na odliczeniu i to właśnie ta druga jest odpowiedzią, której ludzie zwykle szukają.

Na podatku liniowym składkę zdrowotną odlicza się od dochodu, a roczna granica tego odliczenia wynosi w 2026 r. 14 100 zł, czyli 1175 zł miesięcznie licząc równo. Przy dochodzie 20 000 zł składka wynosi 980 zł, mieści się pod limitem, a odliczenie oszczędza 19% z tej kwoty: 186,20 zł. Suma do zapłaty to 2906,76 zł, efektywny koszt 2720,56 zł.

Przy wysokich dochodach limit zaczyna wiązać. Składka zdrowotna liniowca przy dochodzie 40 000 zł to 1960 zł, ale odliczyć można tylko 1175 zł, więc oszczędność zatrzymuje się na 223,25 zł i nie rośnie już z dochodem. Powyżej tego poziomu każda kolejna złotówka składki jest kosztem w całości.

Dla skali i ryczałtu kalkulator pokazuje efektywny koszt równy sumie do zapłaty, i jest to świadome zaniżenie korzyści, a nie pomyłka. Odliczenia, które w tych formach przysługują, wymagają danych spoza tego formularza. Tam, gdzie źródło parametrów nie potwierdza reguły, kalkulator wolał nic nie odejmować. Traktuj więc tę liczbę jako górną granicę kosztu: rzeczywista będzie niższa, ale o ile, rozstrzyga rozliczenie roczne, nie ten formularz.