Kalkulator B2B — ile zostaje ze stawki i jaki to etat

Stawka B2B i wynagrodzenie brutto to dwie liczby, które wyglądają podobnie i znaczą coś zupełnie innego. Wynagrodzenie brutto jest kwotą, od której potrącenia liczy się procentowo: składki pracownika to 9,76% emerytalnej, 1,5% rentowej i 2,45% chorobowej, składka zdrowotna to 9% podstawy pomniejszonej o te składki, a zaliczka na podatek liczy się od dochodu po odjęciu kosztów uzyskania przychodu. Wszystko rośnie i maleje razem z pensją. Stawka B2B jest natomiast przychodem firmy, od którego odejmuje się kwoty ustalone w zupełnie inny sposób: składki ZUS liczone od podstawy niezależnej od tego, ile faktycznie zafakturowałeś, składkę zdrowotną liczoną według reguły właściwej dla formy opodatkowania i podatek, którego stawka zależy od tej samej formy.

Najważniejsza konsekwencja jest taka, że po stronie działalności duża część obciążenia jest kosztem stałym. Duży ZUS liczy się od podstawy 5652 zł, czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, i wynosi 1926,76 zł miesięcznie — niezależnie od tego, czy w danym miesiącu wystawiłeś fakturę na trzydzieści tysięcy, czy nie wystawiłeś jej wcale. Preferencyjny ZUS, liczony od 30% minimalnego wynagrodzenia, to 456,18 zł i też jest kwotą stałą. Na etacie nic takiego nie istnieje: przy pensji dwa razy niższej potrącenia też są dwa razy niższe. To dlatego przy niskich stawkach działalność wypada słabo, a przy wysokich zaczyna wygrywać — ten sam stały koszt raz zjada jedną piątą przychodu, a raz jedną szesnastą.

Druga różnica dotyczy składki zdrowotnej, która na działalności zachowuje się inaczej w każdej z trzech form. Na skali podatkowej to 9% dochodu i rośnie bez ograniczenia. Na podatku liniowym to 4,9% dochodu, a więc niemal o połowę mniej przy tej samej kwocie. Na ryczałcie składka nie zależy od dochodu w ogóle — podstawą jest udział w przeciętnym wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw przypisany do progu rocznego przychodu, więc ryczałtowiec z przychodem rocznym 180 000 zł płaci 830,58 zł miesięcznie tak samo, jak ryczałtowiec z przychodem 290 000 zł. Przekroczenie progu 300 000 zł podnosi tę kwotę skokowo do 1495,04 zł.

Trzecia różnica to sam podatek. Skala podatkowa daje kwotę zmniejszającą podatek — 300 zł miesięcznie — ale powyżej 120 000 zł podstawy rocznie wchodzi stawka 32%. Przy równym miesięcznym dochodzie oznacza to, że drugi próg zaczyna działać już od dziesięciu tysięcy miesięcznie, i właśnie dlatego skala tak szybko przestaje się opłacać. Podatek liniowy to stałe 19% od pierwszej złotówki, bez kwoty zmniejszającej, ale i bez drugiego progu. Ryczałt liczy się od przychodu, nie od dochodu — stawka jest niższa, ale kosztów firmowych nie odejmuje się od podstawy w ogóle.

Zestawienie poniżej pokazuje, ile zostaje w kieszeni z czterech typowych stawek przy dużym ZUS, zerowych kosztach firmowych i okresie luty–grudzień 2026. Widać w nim wszystkie trzy mechanizmy naraz: przy dziesięciu tysiącach wygrywa skala, przy piętnastu i wyżej wygrywa ryczałt 12%, a liniowy jest formą pośrednią, która wychodzi na swoje dopiero wtedy, gdy skala wpadnie w drugi próg. Kolejność zmienia się jednak wraz z kosztami — ryczałt ich nie odejmuje, więc każda złotówka kosztu firmowego boli na nim najbardziej.

Ostatnia kolumna jest tą, dla której powstał ten kalkulator: to wynagrodzenie brutto na umowie o pracę, z którego pracownik dostaje na rękę dokładnie tyle samo. Nie jest to przelicznik ani mnożnik — dla każdej kwoty w kieszeni liczy się ją osobno, przechodząc przez pełny rachunek potrąceń pracowniczych. Dlatego relacja między stawką B2B a równoważnym brutto nie jest stała: przy dziesięciu tysiącach na ryczałcie wynosi około 0,84, a przy trzydziestu tysiącach około 1,11. Popularne „B2B to plus czterdzieści procent” nie ma w tych liczbach żadnego oparcia.

Osobno działają koszty firmowe, bo każda forma opodatkowania traktuje je inaczej. Na skali i na podatku liniowym koszt zmniejsza dochód, a więc jednocześnie podstawę podatku i podstawę składki zdrowotnej — wydatek dwóch tysięcy złotych przy stawce piętnastu tysięcy i podatku liniowym obniża kieszeń nie o dwa tysiące, tylko o 1540,62 zł, bo resztę pokrywają niezapłacony podatek i niższa składka. Na ryczałcie ten sam wydatek kosztuje pełne dwa tysiące, bo podstawą jest przychód, a nie dochód. To najważniejsza praktyczna różnica między ryczałtem a pozostałymi formami i jedyny powód, dla którego pole kosztów w tym kalkulatorze w ogóle istnieje.

Żadna z tych liczb nie jest zresztą własnością kalkulatora. Podstawa dużego ZUS, podstawa preferencyjna, stawki poszczególnych składek, progi ryczałtu, stawki podatku i limit odliczenia składki zdrowotnej na liniowym pochodzą z jednego pliku parametrów, w którym przy każdej kwocie stoi artykuł ustawy i pozycja Dziennika Ustaw albo Monitora Polskiego. Ten sam plik obsługuje kalkulator składek ZUS i kalkulator formy opodatkowania, więc trzy strony liczące te same rzeczy liczą je z tych samych liczb. Kiedy przepis się zmieni, zmieni się jedna linijka, a nie osiemnaście zdań rozsianych po tekście.

Pytanie o równoważną pensję zadaje się zwykle w jednym z dwóch momentów: przy ofercie B2B, kiedy trzeba wiedzieć, czy proponowana stawka jest lepsza od obecnego etatu, albo przy ofercie etatowej, kiedy trzeba wiedzieć, ile stracisz, wracając z działalności. W obu przypadkach odpowiedzią jest ta sama liczba, tylko czytana z drugiej strony. Kalkulator liczy ją, szukając najniższego wynagrodzenia brutto, przy którym netto pracownika jest nie mniejsze niż kwota zostająca w kieszeni na działalności.

Wynik zależy od formy opodatkowania mocniej, niż sugerowałaby intuicja. Ta sama stawka dwudziestu tysięcy złotych odpowiada pensji 17 373,36 zł brutto, jeśli rozliczasz się według skali, 19 288,95 zł na podatku liniowym i 21 289,89 zł na ryczałcie 12%. Różnica między skrajnymi wariantami to niemal cztery tysiące złotych brutto miesięcznie i bierze się wyłącznie z tego, jak liczy się podatek i składkę zdrowotną — przychód z faktury jest przecież ten sam. Zanim więc porównasz ofertę B2B z ofertą etatową, warto ustalić, w jakiej formie faktycznie będziesz się rozliczać.

Przy niskich stawkach relacja bywa odwrotna do oczekiwanej. Stawka 10 000 zł netto na podatku liniowym odpowiada pensji 7989,08 zł brutto — czyli poniżej samej stawki. Powód jest prosty: pełny ZUS i składka zdrowotna zabierają z tej kwoty ponad dwa i pół tysiąca złotych, zanim jeszcze policzy się podatek, a pracownik z pensją ośmiu tysięcy płaci proporcjonalnie mniej. Przy stawce sześciu tysięcy złotych i skali podatkowej w kieszeni zostaje 3113,24 zł, co odpowiada pensji 4083,14 zł brutto, a więc kwocie niższej od minimalnego wynagrodzenia. Działalność przy takich stawkach jest po prostu droga w utrzymaniu.

Odwrotnie działa preferencyjny ZUS. Przy stawce piętnastu tysięcy i ryczałcie 12% duży ZUS zostawia w kieszeni 10 442,66 zł, a preferencyjny 11 913,24 zł — różnica 1470,58 zł miesięcznie przekłada się na równoważne brutto wyższe o ponad dwa tysiące złotych: 16 991,31 zł zamiast 14 834,54 zł. To najbardziej korzystny wariant, jaki może pokazać ten kalkulator, i jednocześnie najbardziej mylący, bo trwa najwyżej dwadzieścia cztery miesiące. Porównywanie wieloletniej oferty etatowej z pierwszym rokiem działalności na preferencyjnym ZUS to najczęstszy sposób, w jaki takie porównania wprowadzają w błąd.

Równoważne brutto to jednak nie koszt pracodawcy i dlatego kalkulator liczy obok niego także ten koszt. Ponad kwotę brutto pracodawca płaci składki po swojej stronie: emerytalną 9,76%, rentową 6,5%, wypadkową 1,67%, Fundusz Pracy 2,45% i FGŚP 0,1% — razem około 20,5% brutto. Przy stawce 15 000 zł i podatku liniowym równoważne 13 639,03 zł brutto kosztuje firmę 16 432,31 zł, czyli o 1432,31 zł więcej, niż wynosi sama faktura. To jest liczba, którą druga strona ma przed oczami w negocjacjach, i to ona rozstrzyga, czy propozycja przejścia na B2B jest podziałem oszczędności, czy jej przejęciem. Przy niskich stawkach bywa odwrotnie: przy 3000 zł miesięcznie etat dający tyle samo na rękę kosztuje firmę mniej niż faktura, bo stały ZUS przedsiębiorcy zjada z niej ponad połowę.

Wszystkie kwoty w tabeli dotyczą najprostszego przypadku po stronie etatu: jedna umowa, koszty uzyskania przychodu w miejscu zamieszkania, złożony PIT-2, opłacane chorobowe, brak ulg i brak PPK. Dojazd spoza miejscowości podnosi koszty do 300 zł miesięcznie i nieznacznie obniża wymagane brutto. Brak PIT-2 podnosi zaliczkę o 300 zł miesięcznie i podnosi wymaganą pensję. Uczestnictwo w PPK obniża netto o wpłatę pracownika, a więc podnosi kwotę potrzebną, by wyjść na to samo. Każde z tych założeń jest sprawdzalne w kalkulatorze brutto-netto.

Jest też założenie, o którym łatwo zapomnieć: kalkulator liczy jeden miesiąc i traktuje go jak dwunastą część równego roku. Na etacie to uproszczenie działa dobrze przy stałej pensji, ale gubi miesiąc przekroczenia progu podatkowego, w którym zaliczkę liczy się dwiema stawkami naraz, oraz miesiąc przekroczenia rocznego limitu podstawy składek emerytalnej i rentowej, po którym netto skokowo rośnie. Po stronie działalności analogicznie gubi moment przekroczenia progu przychodowego decydującego o składce zdrowotnej ryczałtowca. Przy nierównych przychodach — a takie są normą na B2B — warto policzyć kilka wariantów, zamiast ufać jednemu.

Ostatnia uwaga dotyczy kierunku porównania. Równoważne brutto mówi, ile trzeba mieć na etacie, żeby wyjść na to samo dziś, przy dzisiejszych stawkach i dzisiejszych przepisach. Nie mówi, ile trzeba mieć, żeby wyjść na to samo w perspektywie kilku lat, bo w tej perspektywie zmieniają się rzeczy, których żaden kalkulator nie zna: wysokość składek, zasady liczenia składki zdrowotnej, minimalne wynagrodzenie i prognozowane przeciętne wynagrodzenie, od którego zależy podstawa dużego ZUS. Wynik na tej stronie jest zdjęciem, a nie prognozą, i tak należy go czytać.

Kalkulator porównuje dwie kwoty pieniężne i na tym kończy się jego kompetencja. Umowa o pracę nie jest jednak wyłącznie kwotą — jest zestawem uprawnień, których na działalności po prostu nie ma, a które mają wymierną wartość. Poniższa lista nie jest ostrzeżeniem przed B2B ani zachętą do niego. Jest listą rzeczy, o które trzeba samodzielnie skorygować wynik, zanim uzna się go za odpowiedź.

Urlop wypoczynkowy jest pierwszą i najłatwiejszą do policzenia pozycją. Pracownikowi przysługuje płatny urlop w wymiarze dwudziestu sześciu dni roboczych rocznie przy stażu co najmniej dziesięcioletnim (dwadzieścia dni przy krótszym), a w czasie urlopu wynagrodzenie płynie dalej. Przedsiębiorca na B2B w czasie wolnym nie fakturuje. Dwadzieścia sześć dni to około pięciu tygodni, czyli w przybliżeniu dziesięć procent roboczego roku — jeśli chcesz porównać stawki uczciwie, stawka B2B powinna być o tyle wyższa już na starcie, zanim policzy się cokolwiek innego. Do tego dochodzą dni ustawowo wolne, które na etacie są płatne, a na fakturze nie istnieją.

Choroba działa podobnie, tylko mniej przewidywalnie. Pracownik za czas niezdolności do pracy dostaje wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, a po okresie ustawowym zasiłek z ZUS. Przedsiębiorca dostanie zasiłek chorobowy tylko wtedy, gdy dobrowolnie opłaca ubezpieczenie chorobowe — a jego wysokość liczy się od podstawy, którą deklaruje, czyli zwykle od 5652 zł albo 1441,80 zł, a nie od stawki z faktury. Ta sama uwaga dotyczy zasiłku macierzyńskiego i rodzicielskiego: na działalności jest on realny, ale liczony od niskiej podstawy, więc dla osoby fakturującej dwadzieścia tysięcy miesięcznie oznacza to spadek dochodu o rząd wielkości.

Okres wypowiedzenia to różnica, którą widać dopiero wtedy, gdy współpraca się kończy. Umowa o pracę na czas nieokreślony daje ustawowy okres wypowiedzenia zależny od stażu — do trzech miesięcy — a rozwiązanie umowy musi mieć podstawę i może być kwestionowane przed sądem pracy. Umowa B2B ma taki okres wypowiedzenia, jaki strony w niej zapiszą, i bywa to trzydzieści dni albo siedem, albo nic. Zanim porównasz stawki, przeczytaj ten punkt umowy; on decyduje o tym, jak długo masz na znalezienie następnego zlecenia.

Emerytura jest pozycją najbardziej odłożoną w czasie i najczęściej pomijaną. Składki emerytalne przedsiębiorcy liczą się od zadeklarowanej podstawy, a nie od faktycznego przychodu — przy dużym ZUS to 19,52% z 5652 zł, przy preferencyjnym z 1441,80 zł. Pracownik z pensją dwudziestu tysięcy odkłada na koncie emerytalnym kwotę liczoną od pełnych dwudziestu tysięcy, i to podwójnie, bo część składki finansuje pracodawca. Po dwudziestu latach różnica w zgromadzonym kapitale jest wielokrotnością rocznej różnicy w wynagrodzeniu. Można ją odrabiać samodzielnie, ale to jest decyzja, którą trzeba podjąć świadomie, a nie skutek uboczny wyboru stawki.

Dochodzą do tego koszty i ryzyka samej działalności. Księgowość to wydatek stały — kalkulator pozwala go wpisać w pole kosztów, ale trzeba o nim pamiętać. Preferencyjny ZUS przysługuje przez dwadzieścia cztery miesiące i po ich upływie składki rosną o niemal półtora tysiąca złotych miesięcznie; jeśli decyzja o B2B opiera się na wyniku z preferencyjnym ZUS, opiera się na czymś, co ma datę ważności. Wreszcie ryzyko przekwalifikowania: jeśli współpraca ma cechy stosunku pracy — praca w wyznaczonym miejscu i czasie, pod kierownictwem, bez ponoszenia ryzyka gospodarczego — organ może uznać ją za umowę o pracę ze wszystkimi konsekwencjami składkowymi i podatkowymi, po obu stronach. Tego ryzyka nie da się wyrazić kwotą, ale nie znaczy to, że jest zerowe.

Działalność ma też swoją stronę dodatnią, której kalkulator nie pokazuje, bo nie da się jej policzyć z jednej stawki. Koszty firmowe realnie zmniejszają podatek, więc sprzęt, szkolenia czy część kosztów samochodu są tańsze niż kupowane z pensji netto. Formę opodatkowania można zmienić raz w roku i dopasować ją do tego, co się faktycznie wydarzyło. Można pracować dla kilku kontrahentów jednocześnie, czego etat zwykle nie przewiduje. Wreszcie stawka B2B jest negocjowana bezpośrednio i częściej niż pensja. To są korzyści realne, tyle że ich wartość zależy od konkretnej sytuacji, a nie od arytmetyki.

Rozsądny sposób użycia tej strony wygląda więc tak: policz kwotę w kieszeni, policz równoważne brutto, a potem samodzielnie skoryguj wynik o pozycje z tabeli powyżej — najpierw o urlop, bo jest największy i najłatwiejszy do wyceny, potem o koszt księgowości i ryzyko przerwy między zleceniami. Dopiero tak skorygowana liczba nadaje się do porównania z konkretną ofertą etatową. Kalkulator dostarcza pierwszą część tej odpowiedzi, i tylko pierwszą; drugiej nie zna nikt poza osobą, która podejmuje decyzję.

Poprzednia sekcja mówiła o rzeczach, które są poza pieniędzmi. Ta mówi o pieniądzach, których kalkulator świadomie nie policzył, bo nie miał na nie potwierdzonego źródła albo wymagałyby danych spoza tego formularza. Każdy z tych braków przesuwa wynik w znanym kierunku, więc da się powiedzieć, w którą stronę pomylisz się, opierając się na tej stronie — i to jest uczciwsza informacja niż liczba udająca dokładność, której nie ma.

Po stronie działalności największym pominięciem jest odliczenie zapłaconych składek społecznych od dochodu na skali podatkowej i na podatku liniowym. Przedsiębiorca może te składki odjąć od podstawy opodatkowania albo zaliczyć do kosztów, a kalkulator tego nie robi — liczy podatek od dochodu przed odliczeniem. Podatek pokazany na skali i liniowym jest więc zawyżony, a kwota w kieszeni zaniżona. Rząd wielkości: składki społeczne przy dużym ZUS to 1926,76 zł miesięcznie, więc na liniowym odliczenie warte jest około 366 zł podatku mniej, a na skali w drugim progu nawet ponad 600 zł. Ta sama zasada obowiązuje w kalkulatorze formy opodatkowania i została tu zachowana celowo, żeby obie strony serwisu liczyły to samo tak samo.

Drugim pominięciem po tej samej stronie jest odliczenie połowy zapłaconej składki zdrowotnej od przychodu na ryczałcie. Ryczałtowiec może pomniejszyć przychód o połowę składek zdrowotnych zapłaconych w roku, a kalkulator liczy podatek od pełnego przychodu. Przy składce 830,58 zł miesięcznie odliczenie połowy zmniejsza podstawę o około 415 zł, co przy stawce 12% daje mniej więcej pięćdziesiąt złotych podatku miesięcznie. Efekt jest mniejszy niż przy składkach społecznych, ale idzie w tę samą stronę: rzeczywista kwota w kieszeni na ryczałcie jest wyższa od pokazanej.

Po stronie etatu pominięte jest ograniczenie składki zdrowotnej pracownika do wysokości hipotetycznej zaliczki podatkowej liczonej według przepisów obowiązujących 31 grudnia 2021 r. Przy wynagrodzeniach bliskich minimalnemu to ograniczenie realnie działa i obniża potrącenie, a kalkulator go nie stosuje — netto pracownika jest więc przy niskich pensjach zaniżone, a co za tym idzie równoważne brutto wychodzi zawyżone. Powyżej mniej więcej średniej krajowej ograniczenie nie ma znaczenia, więc dla typowych stawek B2B, o które pyta ta strona, wpływ jest zerowy. Implementacja wymagałaby drugiego, zamrożonego silnika podatkowego z 2021 roku i nie jest tego warta.

Nie ma tu również żadnej z form obniżenia składek dostępnych na starcie i w trudniejszych okresach. Ulga na start — sześć miesięcy bez składek społecznych — nie występuje jako opcja, więc pierwsze pół roku działalności wypada w tym kalkulatorze gorzej, niż wypadnie naprawdę. Mały ZUS Plus, pozwalający liczyć podstawę składek od dochodu z poprzedniego roku przy przychodzie nieprzekraczającym 120 000 zł, też nie jest tu modelowany; dla osób o niskich przychodach zmienia wynik istotnie. Obu tych rzeczy nie ma z tego samego powodu: zależą od historii działalności, a formularz pyta wyłącznie o jeden miesiąc.

Poza zakresem są wreszcie IP Box i PPK. IP Box to preferencyjna pięcioprocentowa stawka podatku od kwalifikowanego dochodu z praw własności intelektualnej, dostępna między innymi dla części działalności programistycznej — potrafi zmienić wynik radykalnie, ale wymaga spełnienia warunków, których formularz nie jest w stanie sprawdzić, i osobnej ewidencji. PPK działa po stronie etatu: obniża netto pracownika o jego wpłatę, a jednocześnie dokłada wpłatę pracodawcy, więc jest jednocześnie kosztem i korzyścią i nie da się go sprowadzić do jednej liczby. Podsumowując kierunek błędu: kwota w kieszeni na działalności jest tu dolną granicą, równoważne brutto na etacie górną, a wszystko, czego kalkulator nie policzył, działa na korzyść działalności — z jednym wyjątkiem, którym jest lista z poprzedniej sekcji.

Poza zakresem jest wreszcie rozliczenie roczne składki zdrowotnej. Na skali i na podatku liniowym składka płacona co miesiąc jest zaliczkowa i liczy się od dochodu narastającego, a po zakończeniu roku składkowego powstaje dopłata albo zwrot. Kalkulator liczy jeden miesiąc od jednej kwoty dochodu, więc pokazuje sytuację przedsiębiorcy o równych przychodach — komu przychody skaczą, temu miesięczne kwoty rozłożą się inaczej, choć w skali roku zamkną się podobną sumą. Nie modelujemy też sytuacji, w której działalność jest prowadzona przez część miesiąca, ani zawieszenia działalności, choć jedno i drugie zmienia składki proporcjonalnie.

Wszystkie te braki mają jedno wspólne uzasadnienie: strona nie ma redakcji ani cyklu aktualizacji, a liczba wpisana bez potwierdzonego źródła nie ma na sobie daty ważności i będzie serwowana w wynikach wyszukiwania jeszcze długo po tym, jak przestanie być prawdziwa. Dlatego kalkulator liczy tylko to, dla czego ma przepis i ogłoszoną kwotę, a resztę wypisuje na stronie zamiast zgadywać. Jeśli któraś z pominiętych pozycji dotyczy Ciebie w istotnym stopniu — a IP Box czy Mały ZUS Plus potrafią zmienić wynik o kilkanaście procent — właściwym krokiem jest rozmowa z księgowym, a nie mnożenie liczby z tej strony przez współczynnik znaleziony na forum.